Como criar um bom KPI

Na publicação anterior, escrevi sobre A importância dos KPI’s no planejamento estratégico da empresa, onde a intenção foi demonstrar a você, como um KPI pode auxiliar a sua empresa a atingir as metas traçadas no planejamento estratégico da empresa.

Mas para isso, os KPI’s utilizados precisar ser bons! Se não, irá atrapalhar mais que ajudar. E aí fica a questão: O que um KPI precisa ter para ser bom? Ele deve responder as seguintes questões:

  • Qual é a meta?
  • Qual a fonte da medição?
  • Qual o período da medição?
  • Para quem?
  • Qual a periodicidade da atualização?

Em 99,9% os KPI’s estão atrelados a uma meta, ou até mais de uma. São raras as exceções onde os KPI’s não tem pelo menos uma meta, dada a sua importância. Quando isso acontece, seu papel no processo é discutível e é muito provável classificá-lo apenas como um indicador importante, mas não como KPI.

Como qualquer outro indicador, ele mede algo. E traz, além disso, se essa medida está de acordo com a meta. Vamos então á prática. Vamos criar um KPI de meta de vendas para a nossa empresa, para isso. Para isso, vamos responder as questões do nosso KPI:

  • Qual é a meta?
    R: A meta de vendas é R$80.000,00
  • Qual é a fonte da medição?
    R: Iremos medir o Preço Total de Vendas a partir da nossa planilha de vendas.
  • Qual é o período da medição?
    R: Somente serão consideradas as vendas aprovadas no mês atual.
  • Para quem?
    R: Esse KPI estará disponível para a equipe de vendas.

Com as informações acima, já são suficientes para construirmos nosso KPI:

bv-meta-atual-kpi-ruim

O indicador acima, demonstra que vendemos R$68.931,00 e que estamos próximo de chegar a nossa meta de R$80.000,00. Funciona? Sim, mas poderia ser melhor:

bv-meta-atual-kpi

O que temos agora? A mesma informação, porém, com maior clareza. Pois, a equipe tem a capacidade de enxergar o quão próximo, ou, distante estamos da meta. Por isso, sempre indico que utilize bem todos os recursos disponíveis (cores, imagens, textos e etc). E que também revisem e testem diversos modelos de indicadores, para saber qual oferecem melhor visualização.

E a periodicidade da informação?

É extremamente importante que você defina de quanto em quanto tempo o indicador será atualizado com as informações mais recentes. O período pode ser mensal, semanal, diário, de hora em hora, minuto a minuto ou em tempo real. A sua escolha vai depender de diversos fatores, bem como, a relevância de ter a informação bem fresca (quase sempre o caso) e a capacidade de produzir indicadores a partir do processamento dos dados (velocidade com que você consegue colher, processar e produzir os dados).

Se você utiliza planilhas em Excel e relatórios do seus sistemas, para nutrir seus indicadores, faz-se necessário o uso de ferramentas como o Business View para o processamento e exibição dos indicadores no menor tempo possível, com menos esforço, afim disponibilizar uma informação útil para sua equipe. Pois, não adianta produzir um KPI bom, mas com informação do passado e que não poderá ser usado atualmente pela sua equipe.

Com bons KPI’s e bons indicadores, é possível usufruir também do poder da Gestão à Vista, que falaremos próxima publicação.

Dúvidas, sugestões, sobre KPI’s e assuntos relacionados a Business Intelligence ou Gestão à Vista? Fique à vontade para comentar ou entrar em contato comigo pelo e-mail edgar@businessviewbi.com.br.

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Edgar Silva

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